Extra velden in je boekingsformulier: zo richt je ze slim in

Met extra velden in je boekingsformulier vraag je bij de reservering al op wat je team op de dag zelf nodig heeft: de leeftijd van de kinderen op een kinderfeestje, de schoenmaat voor de bowlingbaan, het aantal vegetariërs bij een bedrijfsuitje of een akkoord op de veiligheidsregels van het klimpark. Dat scheelt telefoontjes en verrassingen aan de balie. Elk veld vraagt de gast wel om iets, en sommige velden halen gevoelige gegevens binnen. Hieronder lees je welke extra velden echt iets opleveren, welk veldtype je per vraag kiest, waar de AVG en de toegankelijkheidsregels grenzen trekken, en hoe je per activiteit een formulier bouwt dat kort blijft en toch alles opvraagt wat je nodig hebt.

Raxbooker

Maak reserveringen duidelijker voorbereid

Raxbooker is een boekingsplatform voor leisurebedrijven, waar extra velden kunnen helpen om reserveringsinformatie vooraf op te vragen.

Bekijk Raxbooker

Kort samengevat

Voeg alleen een veld toe als je kunt zeggen wie in je team de informatie gebruikt en waarvoor. Kun je dat niet, dan laat je het veld weg.
Kies gesloten veldtypes (keuzelijst, selectievakje, getal) boven vrije tekst. Je krijgt bruikbaardere antwoorden en vangt minder gevoelige gegevens die je niet zocht.
Allergieën en dieetwensen die met gezondheid te maken hebben, vallen onder de bijzondere persoonsgegevens van de AVG. Maak zulke velden optioneel en houd ze apart van de contactgegevens.
Sinds 28 juni 2025 gelden in Nederland toegankelijkheidseisen voor veel online consumentendiensten. Elk extra veld heeft dus een zichtbaar label en een duidelijke foutmelding nodig.
Bouw per activiteit of arrangement een eigen set velden, in plaats van één groot formulier waarin iedereen alles moet invullen.

Inhoudsopgave

Waarom extra velden het verschil maken in een leisurebedrijf
Welk veldtype kies je voor welke vraag?
Welke gegevens mag je vragen? De AVG in de praktijk
Toegankelijk boeken: de regels sinds 28 juni 2025
Zo bouw je je extra velden op: een stappenplan
Eén formulier per activiteit, niet één formulier voor alles
Extra velden die omzet opleveren
Hoe wij naar extra velden kijken
Extra velden inrichten met RaxBooker
Veelgestelde vragen
Bronnen

Waarom extra velden het verschil maken in een leisurebedrijf

Een standaard boekingsformulier vraagt naam, e-mailadres, telefoonnummer, datum, tijd en aantal personen. Voor een restaurant is dat vaak genoeg. Een leisurebedrijf heeft meestal meer nodig, omdat de voorbereiding per activiteit verschilt:

Lasergame en paintball: minimumleeftijd, aantal spelers per team, eventueel de wens voor een extra ronde.
Escaperoom: de ervaring van de groep (beginners of gevorderden) en of het een verjaardag of teamuitje is, zodat de gamemaster de intro daarop afstemt.
Klimpark of trampolinepark: leeftijd of lengte per deelnemer en een akkoord op de veiligheidsregels.
Bowling: baanwensen, bumpers voor kinderen, een bijpassend arrangement met eten.
Kinderfeestje: naam en leeftijd van de jarige, aantal kinderen, keuze van het menu.
Bedrijfsuitje: factuurgegevens, een referentie of inkoopnummer, aantal deelnemers met dieetwensen, de gewenste aankomsttijd.

Als deze informatie pas op de dag zelf binnenkomt, staat je medewerker aan de balie te improviseren. Komt ze binnen via losse e-mails, dan raakt ze kwijt tussen de berichten. Een goed ingericht extra veld zet het antwoord direct bij de boeking, waar je planning, je keuken en je instructeurs het terugvinden.

Minder fouten en minder heen-en-weer is dus de eerste winst. De tweede is omzet: een selectievakje als "pizza na afloop toevoegen" of "extra kwartier speeltijd" is een upsell op het moment dat de gast toch al aan het boeken is. Uit de handleidingen van verschillende boekingssystemen blijkt dat je in sommige systemen zo'n veld direct aan een prijs kunt koppelen, zodat het totaalbedrag meteen meeloopt.

Welk veldtype kies je voor welke vraag?

Het veldtype bepaalt hoe makkelijk de gast antwoordt en hoe bruikbaar het antwoord voor jou is. Hoe vaker een veld gesloten is, hoe minder je achteraf hoeft te puzzelen.

Veldtype	Gebruik je voor	Voorbeeld uit de leisure	Let op
Keuzelijst (dropdown)	Een vaste set antwoorden	Menukeuze bij een kinderfeestje, ervaringsniveau escaperoom	Houd de lijst kort; bij meer dan zeven opties werken keuzerondjes vaak prettiger op mobiel
Keuzerondjes	Eén keuze uit twee tot vijf opties	Binnen of buiten, ochtend of middag	Zet de meest gekozen optie bovenaan
Selectievakje	Ja/nee, akkoord of een extra product	Akkoord veiligheidsregels, "snackpakket toevoegen"	Een akkoord nooit vooraf aanvinken
Getal	Aantallen en leeftijden	Aantal kinderen onder de 12, leeftijd van de jarige	Stel een minimum en maximum in
Datum	Geboortedatum als leeftijd echt telt	Leeftijdsgrens bij een klimbaan	Vaak volstaat een leeftijdscategorie; dat is minder gevoelig
Korte tekst	Namen en referenties	Naam van de jarige, inkoopnummer voor de factuur	Geef een voorbeeld in de hulptekst
Lange tekst (opmerkingen)	Wat niet in een vaste vraag past	Bijzondere wensen bij een bedrijfsuitje	Grootste privacyvalkuil, zie hieronder
Bestand uploaden	Documenten	Een deelnemerslijst bij een groot uitje	Alleen als het echt nodig is; uploads bevatten vaak meer gegevens dan je zoekt

Vuistregel: als je de antwoorden van een open veld na een maand naast elkaar legt en ziet dat 90 procent in drie of vier varianten valt, maak er dan een keuzelijst van met een optie "anders, namelijk".

Welke gegevens mag je vragen? De AVG in de praktijk

De AVG zegt niet dat je zo weinig mogelijk gegevens moet vragen, maar dat wat je vraagt toereikend, ter zake dienend en beperkt moet zijn tot wat nodig is voor je doel. Dat is het principe van dataminimalisatie uit artikel 5 AVG. Voor een boekingsformulier betekent dat: elk veld heeft een concreet doel dat je kunt uitleggen.

De Europese privacytoezichthouders geven in hun gids voor kleine ondernemers een voorbeeld dat elke leisureondernemer herkent: een winkel die zijn bestelformulier eerst helemaal verplicht maakt en daarna moet terugsnoeien naar wat echt nodig is om de bestelling af te handelen. Begin daarom bij de vraag wat je team nodig heeft om de activiteit uit te voeren, en niet bij wat je allemaal zou kunnen weten.

Optioneel is niet automatisch toegestaan

Veel ondernemers denken dat een optioneel veld buiten de regels valt. Dat klopt niet: ook een optioneel veld moet een noodzakelijk doel dienen, en de aanwezigheid ervan kan gasten aanzetten tot meer delen dan nodig is. Een veld "Hoe heeft u ons gevonden?" is prima voor je marketing, mits je het niet verplicht maakt en je uitlegt waarom je het vraagt. Een veld "Beroep" bij een bowlingreservering heeft geen doel en hoort er niet in.

Allergieën en dieetwensen: bijzondere persoonsgegevens

Gegevens over iemands gezondheid zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens extra beschermd. Een notenallergie bij een kinderfeestje valt daaronder. Voor horeca- en reserveringsformulieren is het advies om allergievelden optioneel te houden en apart te zetten van de gewone contactvelden, met uitdrukkelijke toestemming van de gast. Twijfel je of jouw formulier daaraan voldoet, leg het dan voor aan je privacyjurist of functionaris gegevensbescherming voordat je het live zet.

Praktisch werkt dit goed:

Vraag eerst met een keuzerondje of er dieetwensen of allergieën zijn (ja/nee).
Toon alleen bij "ja" een keuzelijst met de veelvoorkomende opties: vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, lactosevrij, notenallergie, anders.
Zet bij die vraag een korte uitleg: waarvoor je het gebruikt (de keuken), wie het ziet en wanneer je het verwijdert.
Vraag bij een groep naar aantallen ("3 vegetarisch, 1 glutenvrij") in plaats van namen gekoppeld aan een allergie, als de keuken daarmee uit de voeten kan.

Het opmerkingenveld: handig en riskant

In een vrij tekstveld typen gasten soms veel meer dan je vraagt, zoals een medische diagnose waar "notenallergie" genoeg was. Daarom wordt aangeraden om gestructureerde keuzelijsten te gebruiken voor veelvoorkomende wensen en intern af te spreken wat je doet als er toch gevoelige informatie binnenkomt. Een korte hulptekst helpt al: "Deel hier geen medische gegevens; gebruik daarvoor de vraag over dieetwensen."

Koppelingen: wat gaat er mee naar je andere systemen?

Dit is de valkuil die de meeste ondernemers niet zien. Als je boekingssoftware gekoppeld is aan een CRM of een e-mailmarketingtool, gaat bij de synchronisatie vaak het hele klantrecord mee, inclusief extra velden die daar niets te zoeken hebben. Een allergie hoort in de planning van de keuken, niet in je nieuwsbriefsysteem. Controleer dus per koppeling welke velden worden doorgestuurd, niet alleen wat in het formulier zichtbaar is.

Routering van boekingsgegevens naar systemen

Leg daarnaast per veld een bewaartermijn vast. Een menukeuze heb je na het feestje niet meer nodig; factuurgegevens van een bedrijfsuitje bewaar je wel, voor je administratie. Meer over de bredere privacykant van een recreatiebedrijf lees je in onze gids over veiligheid en privacy in recreatiecentra.

Toegankelijk boeken: de regels sinds 28 juni 2025

De European Accessibility Act is in Nederland omgezet in wetgeving, en de ACM houdt sinds 28 juni 2025 toezicht op de toegankelijkheid van e-handelsdiensten. Online boeken en betalen valt daaronder. Voor dienstverleners geldt een uitzondering voor micro-ondernemingen met minder dan 10 medewerkers en een omzet onder de 2 miljoen euro. Heeft je leisurecentrum meer personeel, dan horen je boekingsformulier en alle extra velden aan de eisen te voldoen.

Voor boekingsformulieren komt dat in de praktijk neer op een paar vaste punten, die ook in toegankelijkheidsrichtlijnen voor online boeken terugkomen:

Elk veld heeft een zichtbaar label. Een placeholder die verdwijnt zodra de gast begint te typen is geen label.
Alles werkt met het toetsenbord. Ook je keuzelijsten, datumkiezers en selectievakjes. WCAG.nl noemt toetsenbordbediening, duidelijke labels en heldere foutmeldingen als de basis van een toegankelijk formulier.
Foutmeldingen zeggen wat er mis is en hoe het goed moet. Niet alleen een rood kader, maar tekst als "Vul de leeftijd van de jarige in, tussen 4 en 12 jaar".
Verplichte velden zijn herkenbaar zonder alleen een sterretje. Een schermlezer slaat een sterretje soms over; zet daarom "verplicht" in het label of in een uitleg boven het formulier.

Dit zijn geen extra's voor een kleine groep. Een label dat blijft staan en een foutmelding die uitlegt wat er mis is, helpen elke gast die op zijn telefoon in de trein een kinderfeestje boekt.

Zo bouw je je extra velden op: een stappenplan

Maak een lijst van alle vragen die je team nu achteraf stelt. Loop de mails en telefoontjes van de afgelopen maand door. Welke vraag kwam steeds terug? Dat zijn je kandidaten.
Geef elk veld een eigenaar en een doel. "Leeftijd jarige: de host gebruikt het voor de taart en de groepsindeling." Geen eigenaar, geen veld.
Bepaal per veld: verplicht, optioneel of voorwaardelijk. Verplicht alleen wat je nodig hebt om de activiteit uit te voeren. Een voorwaardelijk veld verschijnt pas als een eerder antwoord erom vraagt, zoals de allergiekeuze na "ja".
Kies het veldtype uit de tabel hierboven. Gesloten waar het kan, open waar het moet.
Schrijf labels en hulpteksten in de taal van je gast. "Aantal kinderen onder de 12" is duidelijker dan "Deelnemers categorie B".
Zet de velden in een logische volgorde. Eerst wat en wanneer, dan wie, dan de extra's, als laatste contact en betaling. Op mobiel werkt één kolom het best.
Test het formulier zelf, op je telefoon en met alleen je toetsenbord. Vul het een keer verkeerd in en kijk of de foutmeldingen je verder helpen.
Evalueer na een maand. Welke velden worden overgeslagen? Welke antwoorden gebruikt niemand? Schrap wat geen werk doet.

Wil je verder sleutelen aan de volgorde van je stappen, lees dan ons stuk over je boekingsflow optimaliseren. Voor de mobiele kant, waar de meeste gasten tegenwoordig boeken, hebben we een aparte gids over mobiel boeken optimaliseren.

Eén formulier per activiteit, niet één formulier voor alles

De verleiding is groot om één groot formulier te maken waarin elke vraag staat die ooit relevant kan zijn. Het resultaat: een gast die twee bowlingbanen boekt, scrolt langs vragen over menukeuzes en factuurreferenties. Privacy-experts noemen dat precies het omgekeerde van privacy by design. Zij raden aan om boekingsstromen per dienst op te splitsen, zodat niemand gegevens invult die voor zijn boeking niet relevant zijn.

In de praktijk werkt een opbouw in lagen goed:

Basislaag voor alle boekingen: naam, e-mail, telefoon, datum, tijd, aantal personen.
Activiteitslaag: de velden die bij die ene activiteit horen, zoals schoenmaat bij bowling of ervaringsniveau bij een escaperoom.
Arrangementslaag: velden die alleen verschijnen als iemand een arrangement kiest, zoals menukeuze en dieetwensen bij een kinderfeestje met eten.
Zakelijke laag: factuuradres, kostenplaats en inkoopnummer, alleen als de gast aangeeft voor een bedrijf te boeken.

Zo blijft de gemiddelde boeking kort, terwijl een complex bedrijfsuitje toch alles aanlevert wat je nodig hebt. Dezelfde gedachte zie je in de accommodatiebranche, waar online check-in voor boetiekhotels de gegevens per type verblijf en per wettelijk vereiste opvraagt, zodat de gast niet meer invult dan nodig is.

Nog een tip: vraag niet alles vooraf. Namen van alle deelnemers aan een teamuitje heb je vaak pas een paar dagen van tevoren nodig. Laat de organisator die later aanvullen via een online omgeving waarin de gast zijn boeking zelf beheert. Het formulier bij de eerste boeking blijft dan licht, en je krijgt de gegevens op het moment dat ze kloppen.

Extra velden die omzet opleveren

Niet elk extra veld is een vraag; sommige zijn een aanbod. Een selectievakje of keuzelijst op het juiste moment in de flow verkoopt mee, zonder dat het opdringerig voelt:

"Frites en snacks na afloop toevoegen" bij lasergame of bowling.
"Verleng met 30 minuten" bij een escaperoom of trampolinesessie.
"Cadeautje voor de jarige" bij een kinderfeestje.
"Gereserveerde lounge voor de borrel" bij een bedrijfsuitje.

Zet zulke extra's na de keuze van de activiteit en vóór de contactgegevens. Dan beslist de gast terwijl hij nog aan het plannen is. Laat bij elk extra de prijs zien en werk het totaal direct bij; een verrassing bij het afrekenen kost je vaker een boeking dan een upsell je oplevert. Kortingscodes en vouchers horen in een eigen, duidelijk veld, zodat gasten met een cadeaubon niet hoeven te zoeken. Meer over de ervaring van de gast in het hele boekingsproces lees je in gebruikerservaring van boekingssoftware verbeteren.

Hoe wij naar extra velden kijken

Hoe wij naar extra velden kijken — overview diagram

Wij zien bij leisurebedrijven steeds hetzelfde patroon. Een ondernemer begint met één activiteit en een simpel formulier. Er komt een tweede activiteit bij, dan arrangementen, dan bedrijfsuitjes, en elke keer gaat er een vraag bij in hetzelfde formulier. Na een paar jaar vult een gezin dat een uurtje komt bowlen vragen in die voor een bedrijfsfeest bedoeld waren. Gasten haken af, en je team moet alsnog bellen omdat de antwoorden in een opmerkingenveld staan.

Daarom hebben we RaxBooker zo ingericht dat de planning per activiteitstype werkt en het platform meegroeit van één activiteit tot honderden arrangementen. De vraag is dan niet meer welke velden er in het formulier staan, maar welke velden bij deze activiteit horen. Daarnaast vinden we dat een extra veld pas af is als het antwoord op de juiste plek landt: in de planning, bij de takenlijst van het team dat het nodig heeft, en niet verder dan daar. Dat is de reden dat we bij koppelingen met CRM of kassa altijd adviseren om bewust te kiezen wat er meegaat. Het mooiste compliment dat we van klanten horen is dat ze direct minder fouten maken en meer boekingen krijgen. Goed doordachte velden zijn daar een flink deel van.

— Bernard

Extra velden inrichten met RaxBooker

Wil je een boekingsformulier dat per activiteit precies vraagt wat je team nodig heeft? Met onze reserveringssoftware voor de leisure beheer je activiteiten en arrangementen in één systeem, met realtime beschikbaarheid, offertes en optie-reserveringen, kortingscodes en vouchers, kassakoppeling en geïntegreerde takenlijsten. Gasten beheren en betalen hun boeking online zelf, in jouw eigen huisstijl. Werk je nu nog met een ander systeem, dan helpt onze overstapservice je bij de overstap. Bekijk alle functies van RaxBooker of vraag direct een kennismaking aan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel extra velden kan een boekingsformulier hebben?

Er is geen vast maximum, maar elk veld moet een doel hebben dat je kunt uitleggen. Houd de basisboeking zo kort mogelijk en laat extra velden alleen verschijnen bij de activiteit of het arrangement waar ze bij horen. Zo vult een gezin dat bowlt minder in dan een bedrijf dat een compleet uitje boekt.

Mag ik allergieën verplicht laten invullen?

Gezondheidsgegevens zoals allergieën zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG en vragen om extra zorg. Het gangbare advies is om zo'n veld optioneel te maken, de gast uitdrukkelijk toestemming te laten geven en uit te leggen waarvoor je het gebruikt. Leg je formulier bij twijfel voor aan je privacyjurist.

Is een geboortedatum nodig voor activiteiten met een leeftijdsgrens?

Meestal niet. Vaak volstaat een leeftijd of een leeftijdscategorie, zoals "onder 12" of "12 jaar en ouder", en dat is minder gevoelig dan een volledige geboortedatum. Vraag de geboortedatum alleen als je die echt nodig hebt, bijvoorbeeld voor een controle bij de ingang.

Gelden de toegankelijkheidsregels ook voor mijn kleine leisurecentrum?

Micro-ondernemingen met minder dan 10 medewerkers en minder dan 2 miljoen euro omzet zijn als dienstverlener uitgezonderd van de European Accessibility Act. Heb je meer personeel, dan moet je online boekingsdienst aan de eisen voldoen. Ook als je eronder valt, levert een toegankelijk formulier meer afgeronde boekingen op.

Wat doe ik als een gast toch medische informatie in het opmerkingenveld zet?

Spreek intern af wie zulke informatie ziet, waar je die vastlegt en wanneer je die verwijdert. Voorkom het vooral met een hulptekst bij het opmerkingenveld en een aparte, gestructureerde vraag voor dieetwensen. Controleer ook of het opmerkingenveld niet automatisch meegaat naar je CRM of nieuwsbriefsysteem.