Meerdere tijdsloten boeken in één reservering: zo regel je het

Een gast die bij jou wil bowlen, daarna lasergamen en afsluiten met een diner, wil dat in één keer vastleggen: één boeking, één bevestiging, één betaling. Lukt dat niet, dan belt of mailt hij, of hij haakt af. Als leisureondernemer los je dat op door tijdsloten aan elkaar te koppelen in je reserveringssysteem, met de juiste buffers, capaciteit per slot en één winkelmandje. Hieronder lees je hoe je dat opbouwt, waar het in de praktijk misgaat en hoe een rekenvoorbeeld voor een bedrijfsuitje eruitziet.

Kort samengevat

• Meerdere tijdsloten in één boeking betekent: verschillende activiteiten of opeenvolgende sessies achter elkaar, met één bevestiging en één betaling voor de gast.
• De kern zit in drie instellingen: capaciteit per tijdslot, vaste buffers tussen activiteiten en realtime beschikbaarheid over alle onderdelen heen.
• Grote groepen splits je in subgroepen die roteren, zodat je bezetting hoog blijft zonder dat iemand staat te wachten.
• Bepaal vooraf hoe wijzigen en annuleren werkt als één onderdeel van een gecombineerde boeking vervalt.
• Software die werkt met arrangementen en planning per activiteitstype voorkomt handwerk en dubbele boekingen.

Inhoudsopgave

• Wat bedoelen we met meerdere tijdsloten boeken?
• Vier boekingstypen naast elkaar
• Waar het misgaat zonder gekoppelde tijdsloten
• Zo bouw je een boeking met meerdere tijdsloten op
• Rekenvoorbeeld: een bedrijfsuitje op vrijdagmiddag
• Capaciteit per tijdslot slim verdelen
• Betalen, wijzigen en annuleren bij gecombineerde boekingen
• Waar je op let bij reserveringssoftware
• Onze kijk op meerdere tijdsloten
• Meerdere tijdsloten aanbieden met RaxBooker
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat bedoelen we met meerdere tijdsloten boeken?

Wie op deze term zoekt, komt al snel uit bij Schiphol. Daar boeken reizigers een gratis tijdvak van 15 minuten voor de securitycontrole, en dat kan vanaf 3 dagen voor vertrek via de website of app. Dat is één tijdslot voor één handeling, bedoeld om drukte te spreiden.

In de leisure ligt het anders. Hier gaat het meestal om een gast die meerdere momenten achter elkaar wil vastleggen:

• Opeenvolgende sessies van dezelfde activiteit: twee uur karten in plaats van één, of een escaperoom twee keer achter elkaar met twee teams.
• Verschillende activiteiten in één bezoek: eerst een workshop, dan een rondvaart, dan een borrel.
• Parallelle tijdsloten voor één groep: een groep van dertig die tegelijk drie banen of twee arena's nodig heeft.
• Hetzelfde programma op meerdere dagen: een cursusreeks of een kinderfeestjespakket dat over twee middagen loopt.

Musea werken vaak met vaste blokken. Het Stedelijk Museum hanteert voor schoolbezoeken bijvoorbeeld vaste tijdsloten zoals 10.15-11.45 en 12.00-13.30, en verkoopt daarnaast tickets met en zonder starttijd om de drukte te spreiden. Voor een leisurecenter met meerdere activiteiten is dat model te simpel: je wilt dat de gast zelf een programma samenstelt, terwijl het systeem bewaakt dat alles past.

Vier boekingstypen naast elkaar

Elk type vraagt iets anders van je planning. Dit overzicht helpt je bepalen wat je moet instellen.

In alle vier de gevallen geldt hetzelfde principe: de boeking is pas compleet als alle tijdsloten tegelijk beschikbaar zijn. Een systeem dat elk slot los behandelt, laat je met halve reserveringen zitten.

Waar het misgaat zonder gekoppelde tijdsloten

Veel leisurebedrijven beginnen met losse agenda's per activiteit, aangevuld met een spreadsheet voor groepen. Dat werkt tot het druk wordt. De problemen die we het vaakst terugzien:

1. Dubbele boekingen. De medewerker aan de telefoon zet een groep in de lasergame-agenda, terwijl online iemand anders hetzelfde slot pakt. Hoe je dat structureel oplost, lees je in dubbele boekingen voorkomen.
2. Gaten in de planning. Een groep boekt bowlen om 14.00 en karten om 16.00. Het uur ertussen staat nergens, de gast verveelt zich en jij mist omzet op horeca.
3. Losse betalingen. De gast rekent drie keer af, krijgt drie bevestigingsmails en raakt het overzicht kwijt. Bij een wijziging weet niemand meer welke betaling bij welk onderdeel hoort.
4. Handmatige offertes. Voor elk bedrijfsuitje stelt iemand een programma samen in een tekstbestand, controleert de beschikbaarheid in drie agenda's en hoopt dat er niets verandert voordat de klant akkoord geeft.
5. Geen zicht op bezetting. Je ziet per activiteit hoe vol het is, maar niet welke combinaties het beste verkopen of waar capaciteit blijft liggen.

Iedere fout kost tijd aan de balie en vaak een korting om de gast tevreden te houden. Het echte verlies zit in de boekingen die nooit binnenkomen omdat het boekingsproces te ingewikkeld was.

Zo bouw je een boeking met meerdere tijdsloten op

De volgorde hieronder werkt voor vrijwel elk leisurebedrijf, van een bowlingcentrum met horeca tot een outdoorpark met tien activiteiten.

1. Leg per activiteit de basis vast

Bepaal per activiteit de duur, de minimale en maximale groepsgrootte, en de ruimte of het materiaal dat ervoor nodig is. Een bowlingbaan heeft andere regels dan een workshopruimte: de baan is per uur te boeken met maximaal zes spelers, de workshop werkt met een vaste starttijd en twintig plekken. Uitgebreide uitleg over de instellingen vind je in tijdsloten instellen in je reserveringssysteem.

2. Stel buffers in tussen activiteiten

Een groep die om 15.00 klaar is met lasergamen, staat niet om 15.00 op de midgetgolfbaan. Ze moeten hun vesten inleveren, iets drinken, naar het toilet. Reken op 10 tot 15 minuten wisseltijd binnen hetzelfde gebouw en meer als activiteiten verder uit elkaar liggen. Zet die buffer vast in het systeem, zodat de gast hem niet kan wegklikken.

3. Koppel de beschikbaarheid realtime

De gast mag alleen combinaties zien die werkelijk vrij zijn. Als het tweede slot vol is, moet het systeem dat direct laten zien en een alternatief tijdstip voorstellen. Dat vraagt om één centrale beschikbaarheid voor alle kanalen: website, telefoon en balie. Meer hierover in realtime beschikbaarheid instellen.

4. Maak er arrangementen van

Veel gasten willen niet zelf puzzelen. Bundel populaire combinaties tot een arrangement met een vaste volgorde en prijs: "Bowlen + spareribs", "Teamuitje compleet", "Kinderfeest met lasergame". De gast kiest één arrangement en één starttijd, het systeem plant de onderliggende tijdsloten zelf in.

5. Laat de gast vrij kiezen waar het kan

Naast arrangementen werkt een winkelmandje goed: de gast voegt activiteit na activiteit toe, ziet per stap alleen de tijden die aansluiten en rekent aan het eind één keer af. Zo boekt hij meerdere activiteiten in één boeking zonder dat jij er iets handmatig aan hoeft te doen.

6. Bevestig alles in één keer

Eén bevestigingsmail met het volledige programma, tijden per onderdeel, locatie en wat de gast moet meenemen. Een QR-code in die mail versnelt de ontvangst op de dag zelf; hoe dat werkt lees je in check-in met QR.

Rekenvoorbeeld: een bedrijfsuitje op vrijdagmiddag

Stel: een bedrijf boekt voor 24 personen. Je hebt vier bowlingbanen (maximaal zes spelers per baan) en een lasergame-arena voor maximaal twaalf spelers per sessie van 45 minuten. Het bedrijf wil beide activiteiten doen en daarna eten.

Zonder rotatie zou je de hele groep eerst laten bowlen en daarna in twee rondes laten lasergamen, waarbij de helft steeds staat te wachten. Met twee subgroepen van twaalf ziet het programma er zo uit:

In deze ene boeking zitten zeven tijdsloten: twee keer twee banen, twee arena-sessies, de ontvangst, en het diner. Twee banen blijven het hele middagblok vrij voor losse boekingen. De arena is vanaf 15.30 nog drie kwartier in gebruik en daarna weer beschikbaar.

Wil je dit soort programma's snel aanbieden, dan helpen offertes en optie-reserveringen: je zet de tijdsloten een paar dagen in optie, stuurt de klant een voorstel en zet het definitief zodra er akkoord is. Vervalt de optie, dan komen alle slots in één keer vrij.

Capaciteit per tijdslot slim verdelen

Bij meerdere tijdsloten gaat het niet alleen om tijd, maar ook om hoeveel mensen er per slot passen. Drie vuistregels:

• Stel een maximum per slot én een totaalmaximum in. Een arena kan twaalf spelers per sessie aan, maar je personeel kan misschien maar twee groepssessies per uur begeleiden.
• Reserveer ruimte voor walk-ins of losse boekers. Als groepen alle slots op zaterdag opslokken, mis je de gezinnen die spontaan langskomen. Een quotum per dag voor groepsarrangementen houdt dat in balans.
• Vul gaten actief. Valt een onderdeel van een gecombineerde boeking weg, bied het vrijgekomen slot dan direct aan. Een wachtlijst voor reserveringen doet dat automatisch.

Veel van je gasten zijn bovendien dagjesmensen of weekendbezoekers die hun hele trip plannen. Wie een weekendverblijf voordelig boekt, legt vaak ook activiteiten vooraf vast. Een programma dat in één boeking te reserveren is, past precies bij die manier van plannen.

Betalen, wijzigen en annuleren bij gecombineerde boekingen

Hier zit de meeste discussie met gasten, dus maak je regels vooraf helder en zet ze in de bevestiging.

Betalen. Laat de gast het totaal in één keer betalen, of werk met een aanbetaling en restbetaling. Bij groepen is een aanbetaling bij boeking en het restant na afloop gebruikelijk, vaak via de kassa. Een snelle mobiele betaalmethode verlaagt de drempel; lees hoe je Apple Pay activeert via je PSP.

Wijzigen. Een groep wordt kleiner of wil een uur later beginnen. Bepaal of de gast dat zelf mag doen via een selfservicepagina en tot wanneer. Het systeem moet dan alle gekoppelde tijdsloten samen verschuiven en alleen tijden tonen waarop het hele programma past.

Annuleren. Spreek af wat er gebeurt als één onderdeel vervalt. Blijft de rest van de boeking staan? Geldt de arrangementsprijs nog als een activiteit eruit gaat? Leg dit vast in je voorwaarden. Wil je weten wat wettelijk geldt voor jouw situatie, vraag dat dan na bij je branchevereniging of een jurist voordat je je annuleringsregels aanpast.

Kortingscodes en vouchers. Bepaal of een voucher geldt voor het hele arrangement of per onderdeel. Een cadeaubon van een vast bedrag is eenvoudig; een voucher voor "één activiteit gratis" vraagt om een duidelijke regel welke activiteit dat dan is.

Waar je op let bij reserveringssoftware

Niet elk systeem kan meerdere tijdsloten aan elkaar koppelen. Grofweg kom je drie typen tegen:

Controleer bij elke demo deze punten:

• Kan de gast meerdere activiteiten in één mandje zetten en één keer betalen?
• Worden buffers tussen activiteiten automatisch ingepland?
• Is de beschikbaarheid realtime gedeeld tussen website, balie en telefoon?
• Kun je per activiteitstype een eigen planning instellen?
• Zijn offertes en optie-reserveringen mogelijk voor groepen?
• Is er een koppeling met je kassa en eventueel je CRM?
• Kan de gast zelf wijzigen en betalen via een selfservicepagina?
• Hoe verloopt de overstap vanuit je huidige systeem?

Vergelijk je ook opties buiten de leisure-specifieke hoek, dan geeft ons overzicht van alternatieven voor Booking.com in Nederland extra houvast.

Onze kijk op meerdere tijdsloten

We zien in de leisure één patroon steeds terugkomen: bedrijven denken in activiteiten, gasten denken in een dagje uit. De gast wil niet weten dat bowlen en lasergamen in twee verschillende agenda's staan. Hij wil een middag boeken die klopt, van ontvangst tot diner.

Daarom hebben we RaxBooker zo opgezet dat planning per activiteitstype en arrangementen samenwerken. Je stelt elke activiteit in met haar eigen regels, en bundelt ze tot programma's die het systeem zelf inplant. Dat werkt voor een bedrijf met één activiteit en net zo goed voor een park met honderden arrangementen. Klanten vertellen ons dat ze na de overstap direct minder fouten maken en meer boekingen binnenkrijgen, en dat verbaast ons niet: elke handmatige stap die verdwijnt, is een fout minder.

Ons advies: begin klein. Kies de drie combinaties die je nu al het vaakst telefonisch verkoopt, maak er arrangementen van en zet ze online. Kijk na een maand in je rapportages welke combinaties lopen en waar gaten vallen. Breid pas daarna uit.

— Bernard

Meerdere tijdsloten aanbieden met RaxBooker

Wil je gasten meerdere activiteiten in één boeking laten reserveren zonder dat je team ernaar omkijkt? Met de reserveringssoftware van RaxBooker beheer je activiteiten en arrangementen, zie je realtime beschikbaarheid, verstuur je offertes met optie-reserveringen en koppel je je kassa. Gasten beheren en betalen hun boeking zelf online, in jouw eigen huisstijl. Overstappen vanuit een ander systeem regelen we met onze overstapservice. Een snel overzicht van alle mogelijkheden vind je op RaxBooker in het kort.

Veelgestelde vragen

Kan een gast meerdere activiteiten in één boeking reserveren?

Ja, als je reserveringssysteem met een winkelmandje of arrangementen werkt. De gast kiest de activiteiten na elkaar, ziet alleen aansluitende tijden en betaalt één keer. Jij krijgt één reservering met het volledige programma.

Hoeveel tijd zet ik tussen twee tijdsloten?

Binnen hetzelfde gebouw is 10 tot 15 minuten wisseltijd een werkbare start. Liggen activiteiten verder uit elkaar of moet er omgekleed worden, reken dan ruimer. Stel de buffer vast in, zodat gasten hem niet kunnen overslaan.

Wat als één tijdslot van de combinatie vol is?

Dan hoort het systeem de combinatie niet aan te bieden op dat tijdstip en een alternatief voor te stellen. Zo voorkom je halve boekingen. Werk je met groepen, dan kun je de subgroepen laten roteren zodat het programma toch past.

Hoe ga ik om met een annulering van één onderdeel?

Leg in je voorwaarden vast of de rest van de boeking blijft staan en of een arrangementsprijs dan vervalt. Het vrijgekomen tijdslot bied je direct opnieuw aan, bijvoorbeeld via een wachtlijst.

Is een tijdslot op Schiphol hetzelfde als een tijdslot bij een activiteit?

Nee. Op Schiphol reserveer je een gratis tijdvak van 15 minuten voor de securitycontrole. Bij een leisureactiviteit is een tijdslot het moment waarop je activiteit begint en de duur ervan, vaak gecombineerd met andere onderdelen.

Bronnen

• Schiphol: Boek een gratis security tijdslot
• Schiphol: Boek een tijdslot
• Stedelijk Museum: Voor welke tijden kan ik boeken?
• Stedelijk Museum: Tickets with or without start time
• How to Book a Weekend Stay and Get the Best Deal

Aanbevelingen

• Tijdsloten instellen in je reserveringssysteem
• Dubbele boekingen voorkomen: de aanpak die echt werkt
• Buffertijden bij reserveringen instellen voor je leisurecentrum