Moneybird koppelen aan je boekingen: zo richt je het in

Met een Moneybird-koppeling komen je boekingen zonder overtypen in je boekhouding terecht. Een boeking in je reserveringssysteem wordt automatisch een factuur of omzetregel in Moneybird, met de juiste klantgegevens, het juiste btw-tarief en de betaalstatus erbij. Moneybird bouwt die koppelingen niet zelf voor elk systeem. Je hebt daarom een boekingssysteem nodig dat een kant-en-klare koppeling heeft, of een systeem met een open API waarmee je de verbinding zelf laat bouwen. In dit artikel lees je hoe je dat controleert, welke gegevens je overzet, hoe je de koppeling test en hoe je dubbele of ontbrekende boekingen voorkomt.

Kort samengevat

• Een koppeling zet boekingen, klantgegevens, facturen en betalingen automatisch van je boekingssysteem naar Moneybird. Zo hoef je niets meer over te typen.
• Kijk eerst in het overzicht van beschikbare koppelingen van Moneybird of je systeem erin staat.
• Staat je systeem er niet tussen, dan kun je via de open API van Moneybird zelf koppelen. Moneybird rekent daar geen extra kosten voor.
• Maak vooraf afspraken over het boekingsnummer als vaste referentie, over het moment waarop een factuur ontstaat en over de verwerking van annuleringen. Zo voorkom je dubbele of ontbrekende boekingen.
• Test eerst in een sandbox en controleer de eerste weken dagelijks of de omzet in je boekingssysteem gelijk is aan de omzet in Moneybird.

Inhoudsopgave

• Wat een koppeling met Moneybird voor je boekingen doet
• Welke gegevens je naar Moneybird overzet
• Heeft jouw boekingssysteem al een Moneybird-koppeling?
• Geen kant-en-klare koppeling? Zo gebruik je de Moneybird API
• Zo richt je de koppeling stap voor stap in
• Testen en dubbele of ontbrekende boekingen voorkomen
• Wat kost een Moneybird-koppeling voor boekingen?
• Ons perspectief
• Raxbooker als basis voor je boekhoudkoppeling
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat een koppeling met Moneybird voor je boekingen doet

In een leisurebedrijf gebeurt elke dag hetzelfde: gasten boeken online een escaperoom, een bowlingbaan of een arrangement voor twintig personen. Ze betalen een aanbetaling, passen het aantal personen aan en rekenen de rest aan de kassa af. Zonder koppeling zet iemand op kantoor al die bedragen later met de hand in de boekhouding. Dat kost uren per week en elke stap is een kans op een fout: een verkeerd btw-tarief, een vergeten annulering of een factuur die twee keer wordt aangemaakt.

Een koppeling haalt die handmatige stap weg. Het boekingssysteem blijft de bron van alle boekingsgegevens en Moneybird krijgt alleen wat de boekhouding nodig heeft. Volgens Moneybird kunnen koppelingen met externe systemen facturen en contactinformatie automatisch in je administratie opnemen. Voor een leisurebedrijf levert dat drie dingen op:

• Minder werk op kantoor. Een groepsuitje met offerte, optie en definitieve boeking komt als één nette factuur in Moneybird, zonder dat iemand iets hoeft over te nemen.
• Een actuele administratie. Je omzet staat dezelfde dag in je boekhouding en niet pas aan het eind van het kwartaal. Je boekhouder werkt met cijfers die kloppen.
• Grip op openstaande bedragen. Omdat ook de betaalstatus meegaat, zie je in Moneybird welke bedrijfsuitjes nog niet betaald zijn en hoef je dat niet in twee systemen na te zoeken.

De koppeling vervangt je boekingssysteem dus niet en je boekhouding ook niet. Ze zorgt dat beide systemen hetzelfde verhaal vertellen.

Welke gegevens je naar Moneybird overzet

Niet alles uit je boekingssysteem hoort in de boekhouding. Tijdsloten, baanindeling en personeelsplanning blijven in het boekingssysteem. Naar Moneybird gaat alleen wat financieel telt. Dit is een praktische indeling die voor de meeste leisurebedrijven werkt:

Eén factuur per boeking of een dagtotaal?

Voor zakelijke groepsboekingen wil je meestal een factuur per boeking, omdat de klant die factuur nodig heeft voor de eigen administratie. Bij losse particuliere bezoekers die vooraf online betalen, kiezen veel bedrijven voor een verzamelboeking per dag of per betaalmethode. Dat scheelt honderden kleine facturen in Moneybird. Welke route past, hangt af van je klantenmix. Overleg dit vooraf met je boekhouder, want dit bepaalt hoe je btw-aangifte en je controles straks verlopen.

Betalingen en de bank

Betaalt een gast online, dan gaat het geld vaak via een betaalprovider voordat het op je bankrekening staat. Hoe je die betalingen netjes met je boekingen synchroniseert, lees je in ons artikel over de Mollie-koppeling voor boekingen. Het principe is hetzelfde als bij Moneybird: één unieke referentie per boeking, zodat elke betaling bij de juiste factuur terechtkomt.

Heeft jouw boekingssysteem al een Moneybird-koppeling?

Begin met het overzicht van koppelingen per categorie in de kennisbank van Moneybird. Daar staan de beschikbare partners per soort systeem. Wil een partij daar vermeld worden, dan moet haar koppeling volgens Moneybird minstens 25 actieve administraties hebben en minstens 2 maanden actief zijn. Een vermelding zegt dus iets over gebruik in de praktijk. Staat je systeem er niet in, dan betekent dat niet dat koppelen onmogelijk is. Het kan ook een nieuwere koppeling zijn, of een koppeling die via de API op maat is gebouwd.

Stel je leverancier daarom deze vragen:

1. Welke gegevens zet de koppeling over: alleen facturen, of ook contacten, betalingen en creditfacturen?
2. Op welk moment ontstaat de factuur in Moneybird?
3. Hoe gaat de koppeling om met wijzigingen en annuleringen na facturatie?
4. Wordt het btw-tarief per factuurregel meegegeven?
5. Wat gebeurt er als Moneybird even niet bereikbaar is: wordt de boeking later alsnog verstuurd?

Is de koppeling eenmaal actief, dan zie je in Moneybird onder Instellingen > Koppelingen > Externe applicaties welke API-koppelingen actief zijn en welke gebruiker ze heeft aangemaakt. Eigenaren van de administratie krijgen bovendien een e-mail als er een nieuwe koppeling bijkomt. Handig, want zo weet je altijd welke systemen toegang hebben tot je boekhouding.

Geen kant-en-klare koppeling? Zo gebruik je de Moneybird API

Moneybird ontwikkelt zelf geen koppelingen voor elk systeem. Als er geen kant-en-klare oplossing is, kun je via de open API van Moneybird zelf een integratie bouwen. Moneybird rekent daar geen extra kosten voor. Op de ontwikkelaarspagina vind je de documentatie, een sandbox om veilig te testen en de Moneybird CLI om API-calls uit te voeren en integraties te beheren.

Voor een boekingskoppeling heb je aan twee kanten een API nodig: Moneybird om gegevens te ontvangen en je boekingssysteem om ze te versturen. Een moderne opzet werkt met webhooks. Zodra er in het boekingssysteem iets gebeurt, zoals een nieuwe boeking, een betaling of een annulering, krijgt een klein stukje tussensoftware direct een seintje. Dat zet het juiste record in Moneybird klaar. Hoe webhooks voor boekingen werken en hoe een ontwikkelaar ze snel inricht, lees je in ons artikel over webhooks voor boekingen. Meer achtergrond over API's in de leisure vind je in API-koppelingen voor leisuresoftware.

Houd bij het bouwen rekening met de limiet van 150 requests per 5 minuten die de Moneybird API hanteert. Op een drukke zaterdag met tientallen online boekingen per uur kom je daar normaal niet aan. Bij een eenmalige import van een heel jaar boekingen wel. Laat je ontwikkelaar daarom met een wachtrij werken die verzoeken netjes verspreidt en mislukte verzoeken later opnieuw probeert.

Voor accommodaties speelt hetzelfde vraagstuk. Ook een hotel of B&B die inzet op directe boekingen voor hotels wil die reserveringen zonder handwerk in de boekhouding verwerken. De basis is gelijk: een vaste referentie per boeking en duidelijke afspraken over wanneer een factuur ontstaat.

Zo richt je de koppeling stap voor stap in

Of je nu een kant-en-klare koppeling activeert of er een laat bouwen, deze volgorde voorkomt de meeste problemen:

1. Leg de administratie vast met je boekhouder. Bepaal welke categorieën (grootboekrekeningen) je gebruikt voor activiteiten, horeca, verhuur en vouchers. Vraag je boekhouder ook welk btw-tarief op welke activiteit van toepassing is, zeker bij arrangementen waarin activiteit en eten samen worden verkocht.
2. Zet je producten in het boekingssysteem goed. Geef elke activiteit en elk arrangement de juiste omzetsoort en het juiste btw-tarief. Een fout hier herhaalt zich anders in elke factuur.
3. Kies het factuurmoment. Factureer je bij de definitieve boeking, na het bezoek of bij de eerste betaling? Een offerte of optie-reservering hoort nog niet in je boekhouding.
4. Kies je referentie. Gebruik het unieke boekingsnummer als factuurreferentie. Daarmee vind je elke boeking in beide systemen terug en kan de koppeling controleren of een boeking al verwerkt is.
5. Activeer of bouw de koppeling in een testomgeving. Gebruik de sandbox van Moneybird en een testomgeving of testactiviteit in je boekingssysteem.
6. Draai een testscript. Maak een gewone boeking, een groepsboeking met aanbetaling, een boeking met kortingscode, een wijziging in het aantal personen en een annulering. Controleer elk resultaat in Moneybird.
7. Ga live met een vaste startdatum. Kies bijvoorbeeld de eerste dag van een maand. Alles daarvoor verwerk je nog op de oude manier, alles daarna via de koppeling. Zo boek je niets dubbel.
8. Controleer de eerste weken dagelijks. Daarna is een wekelijkse controle meestal genoeg.

Testen en dubbele of ontbrekende boekingen voorkomen

De meeste fouten in een boekingskoppeling ontstaan bij uitzonderingen en niet bij gewone boekingen. Een gast die drie keer van datum wisselt, een groep die met minder personen komt of een betaling die mislukt en opnieuw wordt gedaan. Daar richt je je controles op.

Dubbele boekingen voorkom je zo:

• Laat de koppeling vóór het aanmaken van een factuur controleren of er al een factuur met hetzelfde boekingsnummer bestaat. Bestaat die al, dan werkt de koppeling hem bij in plaats van een nieuwe te maken.
• Zorg dat een webhook die twee keer binnenkomt, geen tweede factuur oplevert. Een goede koppeling herkent een bericht dat al verwerkt is.
• Verwerk een boeking op één plek. Maakt je kassa ook facturen aan in Moneybird, spreek dan af welk systeem welke omzet doorgeeft.

Ontbrekende boekingen voorkom je zo:

• Laat de koppeling een foutlog bijhouden en stuur bij een mislukte verzending een melding naar een vaste medewerker.
• Zorg dat mislukte verzoeken automatisch opnieuw worden geprobeerd, bijvoorbeeld als de limiet van de API tijdelijk is bereikt.
• Leg de omzet uit de rapportage van je boekingssysteem wekelijks naast de omzet per categorie in Moneybird. Het verschil hoort nul te zijn. Is dat niet zo, zoek dan op boekingsnummer welke boeking ontbreekt.

Wijzigingen en annuleringen: verwijder nooit een factuur die al verstuurd is. Een annulering wordt een creditfactuur, een wijziging een creditfactuur plus een nieuwe factuur, of een aanvullende factuur voor het verschil. Zo blijft je administratie controleerbaar voor je boekhouder en de Belastingdienst.

Wat kost een Moneybird-koppeling voor boekingen?

De kosten bestaan uit drie delen. Je hebt je eigen Moneybird-abonnement nodig. Het gebruik van de Moneybird API zelf kost niets extra. Daarnaast betaal je voor de koppeling: die zit bij sommige boekingssystemen in het abonnement, wordt soms als losse module aangeboden en wordt soms door een gespecialiseerde derde partij geleverd. Zulke derde partijen werken vaak met een jaarabonnement en een gratis proefperiode. Laat je een koppeling op maat bouwen, dan betaal je de ontwikkeltijd en het onderhoud.

Vergelijk die kosten met de uren die je nu kwijt bent aan overtypen en nazoeken. In een druk leisurebedrijf gaat het al snel om uren per week, plus de tijd van je boekhouder om fouten te herstellen.

Ons perspectief

Wij zien bij leisurebedrijven steeds hetzelfde: de boekhouding loopt achter omdat het boekingssysteem en de administratie langs elkaar heen werken. Een koppeling met Moneybird lost dat alleen goed op als de basis in het boekingssysteem klopt. Activiteiten moeten de juiste omzetsoort hebben, offertes en opties moeten duidelijk gescheiden zijn van definitieve boekingen en elke boeking moet een vast nummer hebben.

Daarom hebben we Raxbooker gebouwd als één geïntegreerde omgeving. Activiteitenbeheer, offertes en optie-reserveringen, realtime beschikbaarheid, kassakoppeling, kortingscodes, vouchers en rapportages zitten in één systeem. Gasten beheren en betalen hun boeking online zelf. Omdat Raxbooker via een API koppelbaar is, vormt het een stevige bron voor je boekhouding: de gegevens die naar Moneybird moeten, staan al gestructureerd klaar.

Onze klanten geven aan dat ze direct minder fouten maken en meer boekingen krijgen. Dat begint bij een systeem dat fouten voorkomt, voordat ze je administratie bereiken.

Bernard

Raxbooker als basis voor je boekhoudkoppeling

Zoek je een reserveringssysteem dat meegroeit van één activiteit tot honderden arrangementen en dat je via de API aan je administratie koppelt? Met de reserveringssoftware van Raxbooker beheer je planning per activiteitstype, offertes, betalingen en rapportages in je eigen huisstijl. Vraag ons gerust welke koppelingsmogelijkheden er zijn met jouw boekhouding.

Werk je nu nog met een ander systeem? Met onze overstapservice zet je je gegevens over zonder dat je de lopende boekingen kwijtraakt. In ons stappenplan voor overstappen van boekingssysteem lees je hoe dat in de praktijk gaat. Bekijk ook alle functies van Raxbooker.

Veelgestelde vragen

Kan ik elk boekingssysteem aan Moneybird koppelen?

Alleen als er een kant-en-klare koppeling is of als het boekingssysteem een API heeft. Moneybird biedt een open API waarmee je zelf een koppeling kunt bouwen. Je boekingssysteem moet de gegevens dan wel kunnen aanleveren, bijvoorbeeld via een API of webhooks.

Moeten offertes en optie-reserveringen ook naar Moneybird?

Nee. Een offerte of optie is nog geen omzet en hoort daarom niet in je boekhouding. Laat de koppeling pas een factuur aanmaken als de boeking definitief is, of op het moment dat je met je boekhouder hebt afgesproken.

Hoe zie ik welke koppelingen toegang hebben tot mijn administratie?

In Moneybird ga je naar Instellingen > Koppelingen > Externe applicaties. Daar staan alle actieve API-koppelingen en de gebruiker die ze heeft aangemaakt. Eigenaren krijgen een e-mail zodra er een nieuwe koppeling bijkomt.

Wat doe ik met een boeking die na facturatie wordt geannuleerd?

Maak een creditfactuur aan en verwijder de oorspronkelijke factuur niet. Een goede koppeling doet dit automatisch zodra de annulering in het boekingssysteem wordt verwerkt. Zo blijft je administratie volledig en controleerbaar.

Hoe vaak moet ik de koppeling controleren?

De eerste weken na livegang controleer je het best dagelijks. Daarna is een wekelijkse vergelijking van de omzet in je boekingssysteem met de omzet in Moneybird meestal genoeg. Vind je een verschil, zoek dan op boekingsnummer naar de oorzaak.

Bronnen

• Beschikbare koppelingen per categorie, Kennisbank Moneybird
• Externe applicaties, Kennisbank Moneybird
• Zelf een koppeling maken, Kennisbank Moneybird
• Ontwikkelaars, Kennisbank Moneybird

Aanbevelingen

• Mollie koppeling boekingen: zo synchroniseer je betalingen met je reserveringssysteem
• Aanbetalingen bij boekingen correct instellen en boeken
• HubSpot koppelen aan boekingen: welke aanpak werkt echt
• Facturen uit boekingen: zo automatiseer je het proces