Met een SnelStart-koppeling gaan je boekingen zonder overtypen naar je administratie. Een gast reserveert een activiteit of arrangement, je boekingssoftware maakt de factuur, en die factuur komt met klantgegevens, omzetregels en btw automatisch in SnelStart terecht. Daarna kan de betaalstatus weer terug naar je boekingssysteem. Hieronder lees je per stap wat er overgaat, wat je vooraf moet regelen, hoe je de koppeling test en hoe je wijzigingen, annuleringen en terugbetalingen netjes verwerkt. Zo blijft je boekhouding kloppen, ook als het druk is.
Kort samengevat
- Een koppeling stuurt facturen en boekingsregels vanuit je boekingssoftware naar SnelStart en kan de betaalstatus terughalen.
- Leg eerst een mappingtabel vast: welke boeking op welke grootboekrekening, welk dagboek, welke btw-code en eventueel welke kostenplaats terechtkomt.
- Test met één complete boeking, inclusief een wijziging en een annulering, voordat je live gaat.
- Stuur altijd het boekings- of factuurnummer mee als referentie, zodat een herhaalde synchronisatie geen dubbele boeking oplevert.
- Een creditfactuur en een terugbetaling zijn twee aparte gebeurtenissen, en zo boek je ze ook.
Inhoudsopgave
- Wat een SnelStart-koppeling met je boekingen doet
- Van boeking tot betaalde factuur: de gegevensstroom
- Wat je regelt voordat je koppelt
- Stap voor stap instellen en testen
- Wijzigingen, annuleringen en terugbetalingen
- Kosten, limieten en fouten die vaak terugkomen
- Onze kijk op boekhoudkoppelingen in leisure
- Boekingen en administratie op één lijn met RaxBooker
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Wat een SnelStart-koppeling met je boekingen doet
In een leisurebedrijf ontstaat omzet op het moment dat iemand boekt: een groep van twaalf voor lasergamen met een buffet, een vrijgezellenfeest met twee activiteiten, een bedrijfsuitje met offerte en optie. Zonder koppeling zet iemand die gegevens later met de hand over in de boekhouding. Dat kost tijd en levert de bekende fouten op: een verkeerd btw-tarief, een vergeten aanbetaling, een factuur die twee keer is ingeboekt.
Een koppeling haalt die tussenstap weg. De gegevens die doorgaans overgaan:
- Relaties: de klant of het bedrijf dat boekt, met naam, adres en e-mail, zodat SnelStart een debiteur kan aanmaken of herkennen.
- Producten of omzetgroepen: je activiteiten, arrangementen en extra's, gekoppeld aan de juiste grootboekrekening.
- Verkoopfacturen en boekingsregels: per regel het bedrag, het aantal en de btw-code.
- Boekhoudkundige indeling: grootboek, dagboek, btw en kostenplaats. Een voorbeeld van zo'n koppeling laat zien dat grootboek-, kostenplaats-, btw- en dagboekgegevens allemaal mee kunnen.
- Betaalstatus: in dezelfde handleiding staat dat facturen bij verzending automatisch naar SnelStart gaan en dat de software de betaalstatus weer uit SnelStart overneemt.
Dat laatste is voor een leisurecenter extra waardevol. Je medewerkers aan de balie zien dan of een groep al betaald heeft, zonder dat ze de boekhouder hoeven te bellen.
Welke koppelvorm past bij je bedrijf
Grofweg zijn er drie manieren om boekingen en SnelStart te verbinden:
| Koppelvorm | Hoe het werkt | Past bij |
|---|---|---|
| Standaardkoppeling in je boekingssoftware | Je activeert een module en koppelt met een sleutel uit SnelStart Web | Bedrijven die snel willen starten met vaste instellingen |
| Koppeling via een integratieplatform | Een tussenlaag vertaalt gegevens tussen systemen | Bedrijven met meerdere systemen, zoals kassa, webshop en CRM |
| Maatwerk op de SnelStart-API | Een ontwikkelaar bouwt de koppeling op jouw mappingtabel | Bedrijven met afwijkende processen of meerdere vestigingen |
Welke vorm je ook kiest, de inhoudelijke voorbereiding is hetzelfde. Daarover gaat de rest van dit artikel.
Van boeking tot betaalde factuur: de gegevensstroom
Het helpt om de route van één boeking uit te tekenen voordat je iets instelt. In een typisch leisurebedrijf ziet die er zo uit:
- Aanvraag of offerte. Een bedrijf vraagt een uitje aan. Je maakt een offerte of zet een optie op een tijdslot. Er gaat nog niets naar de boekhouding, want er is nog geen omzet.
- Bevestiging. De klant gaat akkoord. De boeking krijgt een vast boekingsnummer en de klant wordt als relatie herkend of aangemaakt.
- Factuur of aanbetaling. Je boekingssoftware maakt een factuur, eventueel eerst voor een aanbetaling. Op dit moment gaat de factuur met regels, btw en referentie naar SnelStart.
- Betaling. De gast betaalt online, via een betaallink of aan de kassa. Lees in onze gids over de Mollie-koppeling voor boekingen hoe je online betalingen met je reserveringssysteem laat synchroniseren.
- Afletteren. In SnelStart wordt de betaling aan de openstaande post gekoppeld. De betaalstatus gaat terug naar je boekingssoftware.
- Uitvoering en nacalculatie. Komt de groep met meer of minder mensen, dan volgt een aanvullende factuur of een creditfactuur. Die loopt dezelfde route.
Wil je stap 3 verder automatiseren, dan lees je in ons artikel over facturen uit boekingen hoe je dat proces inricht. En wie gasten vooraf laat betalen, vindt in onze uitleg over de betaallink bij een reservering hoe je dat snel regelt.
Wat je regelt voordat je koppelt
De meeste problemen met een koppeling ontstaan niet in de techniek, maar in afspraken die niemand heeft vastgelegd. Regel deze punten vooraf, samen met je boekhouder.
Toegang tot SnelStart
Je hebt een SnelStart-abonnement nodig met een administratie waarin je mag koppelen, en toegang tot SnelStart Web. Wordt er op de API gebouwd, dan werkt de SnelStart B2B-API met een abonnementssleutel in combinatie met een kortlevende access token. Voor jou als ondernemer betekent dat: je geeft eenmalig toestemming voor de juiste administratie, en de software regelt de rest op de achtergrond.
Heb je meerdere bv's of vestigingen met elk een eigen administratie? Bepaal dan per vestiging naar welke administratie de boekingen gaan.
De mappingtabel
Dit is het belangrijkste document van de hele koppeling. Een integratiebouwer noemt de mappingtabel met gebeurtenis, rekening, dagboek en btw-code het belangrijkste document van het project. Voor een leisurebedrijf kan dat er zo uitzien:
| Gebeurtenis | Grootboekrekening | Dagboek | Btw | Kostenplaats |
|---|---|---|---|---|
| Boeking activiteit (bijv. bowling, escaperoom) | Omzet activiteiten | Verkoop | Volgens tarief activiteit | Per activiteitstype |
| Eten en drinken in een arrangement | Omzet horeca | Verkoop | Volgens tarief horeca | Horeca |
| Verkoop cadeaubon of voucher | Vooruitontvangen bedragen | Verkoop of memoriaal | Afhankelijk van type bon | Algemeen |
| Kortingscode op een boeking | Kortingen of verlaging omzet | Verkoop | Zelfde als de regel | Zelfde als de regel |
| Online betaling | Tussenrekening betaalprovider | Bank of kas | Geen | Geen |
| Annulering met creditfactuur | Zelfde als de oorspronkelijke regel | Verkoop | Zelfde als de regel | Zelfde als de regel |
De btw-tarieven en de verwerking van cadeaubonnen vul je in met je boekhouder of accountant. Een arrangement met activiteit en eten valt vaak onder verschillende tarieven, en een fout daarin merk je pas bij de btw-aangifte. Werk je veel met acties, lees dan ook ons stuk over kortingscodes in boekingssoftware, zodat je weet hoe een korting op de factuur landt.
Eén boeking op papier
Nog voordat er iets ingesteld wordt, adviseren integratiespecialisten om voor één complete order vast te leggen hoe klant, orderregels, btw en retouren naar de administratie gaan. Vertaald naar leisure: neem een echte groepsboeking van vorige maand en schrijf op wat er in SnelStart had moeten staan, regel voor regel. Dat is je testcasus.
Stap voor stap instellen en testen
De precieze schermen verschillen per boekingssoftware, maar het patroon is bij standaardkoppelingen steeds hetzelfde. Een goed gedocumenteerd voorbeeld beschrijft het zo: je activeert de SnelStart-module, maakt in SnelStart Web de koppeling aan en kopieert de clientkey naar de andere software.
- Activeer de koppeling in je boekingssoftware. Zet de boekhoudkoppeling aan en kies SnelStart.
- Maak de koppeling aan in SnelStart Web. Log in, kies de juiste administratie en ga naar het koppelingenscherm. Maak daar de koppeling voor je boekingssoftware aan.
- Kopieer de sleutel. SnelStart toont een sleutel. Plak die in je boekingssoftware. Deel deze sleutel niet per mail met derden.
- Vul de mapping in. Koppel elke activiteit, elk arrangement en elke betaalmethode aan de grootboekrekening, het dagboek en de btw-code uit je mappingtabel.
- Stel het startmoment in. Kies vanaf welke datum of welk factuurnummer boekingen overgaan. Zo voorkom je dat oude facturen, die je al met de hand hebt ingeboekt, nog een keer binnenkomen.
- Test met je testcasus. Verstuur één factuur en vergelijk wat in SnelStart staat met wat je op papier had gezet.
- Test de lastige gevallen. Wijzig het aantal deelnemers, pas een kortingscode toe, annuleer een boeking en verwerk een terugbetaling.
- Controleer de logs. Goede koppelingen houden bij wat er is verstuurd. In het voorbeeld hierboven toont een log of facturen goed zijn verwerkt en verschijnt bij een mislukte verzending een melding. Spreek af wie die meldingen leest en binnen welke tijd.
Plan de livegang op een rustige dag, niet op de vrijdag voor een vol weekend. En laat je boekhouder de eerste week dagelijks even meekijken.
Wijzigingen, annuleringen en terugbetalingen
In leisure verandert een boeking vaak nog na de factuur. Een groep wordt groter, een kind is ziek, een bedrijfsuitje schuift een week op. Zo houd je dat zuiver in SnelStart.
Wijziging van een boeking
Gaat een boeking omhoog in bedrag, maak dan een aanvullende factuur met een verwijzing naar het oorspronkelijke boekingsnummer. Gaat het bedrag omlaag, dan volgt een gedeeltelijke creditfactuur. Pas een al verstuurde factuur niet stilletjes aan: SnelStart heeft hem al ontvangen, en een gewijzigde versie leidt tot verschillen.
Annulering en creditfactuur
Een creditfactuur en een terugbetaling zijn twee verschillende gebeurtenissen. De SnelStart-hulpdocumentatie over creditfacturen maakt dat onderscheid duidelijk: de creditfactuur corrigeert de omzet, de terugbetaling verwerkt de geldstroom.
In de praktijk:
- Volledig gecrediteerd, nog niet betaald: verreken de oorspronkelijke factuur en de creditfactuur tegen elkaar in het dagboek Memoriaal.
- Gedeeltelijk gecrediteerd: de facturen kun je in het bankdagboek verwerken, samen met de betaling die wel binnenkomt.
- Al betaald en terugbetaald: boek de terugbetaling aan de klant in het bankdagboek en letter die af op de creditfactuur. Doe je dat niet, dan blijft de creditfactuur openstaan.
Verzetten naar een andere datum
Schuift een boeking alleen in tijd en blijven bedrag en inhoud gelijk, dan is er voor de boekhouding meestal niets veranderd. Laat je boekingssoftware in dat geval geen nieuwe factuur maken. Bespreek met je boekhouder of de oorspronkelijke factuurdatum blijft staan.
Kosten, limieten en fouten die vaak terugkomen
Wat een koppeling kost
Voor een standaardkoppeling betaal je doorgaans geen aparte bouwkosten: je gebruikt wat je boekingssoftware en SnelStart al bieden, binnen je abonnementen. Laat je een eigen koppeling bouwen, dan rekent SnelStart volgens de documentatie van een integratieplatform € 250 eenmalig voor certificering, naast de kosten van de ontwikkelaar. Vraag bij maatwerk altijd naar onderhoud: als SnelStart of je boekingssoftware iets wijzigt, moet iemand de koppeling bijwerken.
Limieten van de API
Dezelfde bron noemt een limiet van 500 calls per minuut per administratie voor productie en maatwerk, en 100 voor ontwikkeling en test. Voor een leisurecenter met een paar honderd boekingen per dag is dat ruim. Het speelt vooral bij een grote eenmalige import, bijvoorbeeld als je bij een overstap een jaar aan historie wilt overzetten. Laat zo'n import dan in porties lopen.
Dubbele boekingen
De meest voorkomende fout: dezelfde factuur staat twee keer in SnelStart. Dat gebeurt als een synchronisatie hapert en daarna opnieuw draait. De oplossing is een vaste referentie. Een goede integratie stuurt het ordernummer mee als referentie, zodat een herhaalde synchronisatie geen dubbele boeking maakt. Dat nummer is ook aan de balie je houvast: in een goede workflow voor het inchecken van gasten zoek je een gast op aan de hand van één uniek boekingsnummer, en dat is precies het nummer dat ook in SnelStart moet terugkomen.
Andere fouten om op te letten
- Verkeerde btw-code door een activiteit die nooit gemapt is. Controleer na elke nieuwe activiteit of arrangement de mapping.
- Dubbele relaties doordat een klant de ene keer met zakelijk en de andere keer met privé-e-mailadres boekt. Spreek af waarop de koppeling een bestaande klant herkent.
- Kassaverkopen dubbel omdat zowel de kassa als de boekingssoftware dezelfde omzet doorgeeft. Lees in onze praktische gids over boekingsplatform en kassasysteem hoe je bepaalt welk systeem de omzet meldt.
- Betalingen zonder factuur bij aanbetalingen. Bepaal of een aanbetaling een eigen factuur krijgt of eerst op een tussenrekening landt.
Onze kijk op boekhoudkoppelingen in leisure
Wij zien bij leisurebedrijven steeds hetzelfde: de boekhouding gaat pas goed als de boeking zelf goed is. Een koppeling met SnelStart kan alleen doorgeven wat er in je boekingssysteem staat. Staan activiteiten, arrangementen, kortingscodes en betaalmethoden daar rommelig in, dan wordt je administratie net zo rommelig, alleen sneller.
Daarom beginnen wij bij de bron. In RaxBooker plan je per activiteitstype, beheer je offertes en optie-reserveringen en zie je realtime beschikbaarheid. Elke boeking krijgt zo een vaste plek en een vaste structuur, of het nu gaat om één activiteit of honderden arrangementen. Ons platform is gemaakt om fouten te voorkomen, en klanten vertellen ons dat ze direct minder fouten en meer boekingen ervaren.
Een schone bron maakt elke koppeling eenvoudiger: met je kassa, je CRM of je boekhouding. RaxBooker is API-koppelbaar en heeft diverse koppelingen en integraties, zodat je boekingen niet op een eiland staan. En als je nu met een ander systeem werkt, helpt onze overstapservice je over zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen.
Bernard
Boekingen en administratie op één lijn met RaxBooker
Wil je dat je boekingen, betalingen en rapportages kloppen voordat ze naar je boekhouding gaan? RaxBooker is online boekings- en planningssoftware voor leisurebedrijven, met activiteitenbeheer, offertes, realtime beschikbaarheid, kassakoppeling, kortingscodes en vouchers, rapportages en online selfservice waarmee gasten hun boeking zelf beheren en betalen.
Bekijk onze reserveringssoftware voor de leisure en vraag naar de koppelmogelijkheden met je administratie. Werk je nu nog met een ander pakket, dan regelt onze overstapservice de verhuizing. Een overzicht van alle mogelijkheden vind je op onze pagina met functies voor leisure en entertainment.
Veelgestelde vragen
Kan ik boekingen koppelen zonder dat ik zelf iets programmeer?
Ja. Bij een standaardkoppeling activeer je de koppeling in je boekingssoftware, maak je in SnelStart Web de koppeling aan en plak je de sleutel over. Daarna vul je de mapping in. Programmeren is alleen nodig bij een maatwerkkoppeling.
Gaan alle boekingen automatisch naar SnelStart, ook offertes en opties?
Dat hangt af van de instellingen, maar het is verstandig alleen facturen door te sturen. Een offerte of optie is nog geen omzet. Pas als de klant bevestigt en er gefactureerd wordt, hoort de boeking in je administratie.
Hoe voorkom ik dat een factuur twee keer in SnelStart komt?
Zorg dat elke factuur met een uniek boekings- of factuurnummer als referentie wordt verstuurd. Komt dezelfde factuur bij een nieuwe synchronisatie opnieuw binnen, dan herkent het systeem hem en ontstaat er geen tweede boeking. Stel ook een startdatum in, zodat oude, handmatig ingeboekte facturen niet meekomen.
Wie moet ik betrekken bij het opzetten van de koppeling?
In elk geval je boekhouder of accountant, voor de grootboekrekeningen, dagboeken en btw-codes. Daarnaast iemand van de balie of planning die weet hoe boekingen in de praktijk veranderen. Samen stel je de mappingtabel en de testcasus op.
Bronnen
- Yoobi: handleiding SnelStart API-koppeling
- Appfront: SnelStart-koppeling laten maken
- Isatis: boekhoudkoppeling bouwen, grootboek, dagboek en btw
- Brixxs: SnelStart API-koppeling maken voor webshop en CRM
- SnelStart-hulp: betalingen van creditfacturen boeken
- Chift: SnelStart-connector, kosten en limieten